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Data Protection Officer, ecco come scegliere il DPO giusto per te

Svolgere le attività in ambito privacy è molto complesso, quindi spesso conviene trovare un DPO in qualità di “pilota” della gestione, anche se non sussiste l’obbligo di nomina.

Il GDPR contiene una serie di requisiti che dovevano essere implementati dalle aziende sin dalla sua entrata in vigore, a maggio 2018. Tuttavia, un lavoro “una tantum” non è sufficiente, perché i processi devono essere continuamente adeguati e aggiornati al regolamento, sia dal punto di vista tecnico che da quello organizzativo e il Data Protection Officer (DPO) è una figura chiave prevista dal Regolamento. 

Che tutto funzioni al meglio e che sia controllato correttamente non dipende soltanto da te, come direttore generale o proprietario d’azienda, ma anche dal tuo Responsabile per la Protezione dei Dati – RPD (DPO Data Protection Officer) . Infatti, devi nominare un RPD, come definito nell’articolo 37 GDPR, se le tue attività aziendali principali consistono in trattamenti su larga scala o di categorie particolari di dati personali, di cui all’articolo 9 GDPR. A parte l’obbligo legale, puoi pur sempre scegliere di nominare un DPO affinché ti funge da “auto-pilota” da “bussola” della tua gestione dei dati personali.

Dove cerco un RPD o DPO esterno?

Fondamentalmente, hai due possibilità. Innanzitutto, devi prima decidere se incaricare un dipendente interno per questa posizione o trovare un Responsabile per la Protezione dei Dati esterno. 

A che cosa devi prestare attenzione?

Internamente, in genere, farai fatica ad individuare un dipendente già pronto con le qualifiche richieste. Dovrai quindi considerare di fargli frequentare opportuni corsi di formazione. I corsi, non solo costano soldi ma impegnano il tuo collaboratore anche molto tempo. Inoltre, considera che il neo-RPD avrà probabilmente acquisito la necessaria conoscenza di base, ma non avrà ancora sviluppato alcuna esperienza nel settore. Le abilità si sviluppano solo nel tempo!

Viceversa, un fornitore di servizi esterni è l’ideale per le piccole e medie imprese e consente anche di risparmiare sui costi. Questi fornitori di servizi hanno già anni di esperienza nel settore specifico. Esiste un numero indefinito di società di servizi e avvocati che si offrono come Responsabili esterni della protezione dei dati. Purtroppo, spesso di fronte a una così vasta offerta è difficile decidere per l’RPD più adatto alle proprie esigenze.

Le opzioni per trovare un RPD adatto.

Anche in questo caso hai due opzioni “ufficiali” a disposizione. Puoi, per esempio, trovare un esperto della protezione dei dati tramite il TÜV Italia. Il TÜV è conosciuto e quindi affidabile.

È inoltre possibile contattare l’associazione professionale dei Responsabili della protezione dei dati  Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e. V. oppure l’associazione Federprivacy. Tramite queste organizzazioni puoi ottenere gli elenchi dei membri professionisti e prendere contatto con uno di loro.

È anche utile consultare amici e conoscenti che possono raccontarti le loro esperienze, positive o negative, con determinate aziende. In fondo, è importante che tu scelga qualcuno che sia competente, che ti sia gradevole e con il quale poter costruire una buona e duratura cooperazione sulla base di reciproca fiducia. 

Quali qualifiche deve avere il DPO? 

Le qualifiche richieste al Data Protection Officer sono menzionate nell’articolo 37 (5) GDPR: “Il responsabile della protezione dei dati è designato in funzione delle qualità professionali in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, e della capacità di assolvere i compiti di cui all’articolo 39.”

Inoltre, il considerando 97, relativo all’articolo 37, aggiunge, alla conoscenza specialistica che il ruolo richiede, conoscenze specifiche sulle operazioni di trattamento e protezione dei dati personali utilizzati. 

Quali ambiti di competenza deve coprire? 

I compiti che il Responsabile della protezione dei dati deve svolgere, nel corso della sua attività, sono descritti dettagliatamente nell’articolo 39 del GDPR. Questi includono, per esempio: 

  • Informare e fornire consulenza al titolare del trattamento e ai dipendenti.
  • Sorvegliare l’osservanza del Regolamento GDPR.
  • Fornire un parere in merito alla valutazione d’impatto.
  • Cooperare con l’autorità di controllo.
  • Fungere da punto di contatto per l’autorità di controllo.

Di conseguenza, la sua attività è piuttosto ampia e interdivisionale. È quindi un vantaggio se ha profonde conoscenze sia in questioni legali, sia organizzative che di programmazione IT. (scarica il nostro e-Book

A proposito: giacché il responsabile della protezione dei dati è pur sempre un essere umano che potrebbe commettere un errore, sarebbe bene se verificassi se ha un’assicurazione di responsabilità civile. Tale assicurazione coprirebbe, nella peggiore delle ipotesi, i danni che potrebbe causarti.

https://www.garanteprivacy.it/regolamentoue/rpd

Come scelgo il giusto RPD? 

A questo punto, non soltanto devi selezionare un Responsabile della Protezione dei Dati esterno qualificato, ma devi anche valutare altri aspetti. In particolare, da quale ambito professionale dovrebbe provenire il DPO? Dovrebbe essere un avvocato o uno specialista IT? E infine, il professionista più economico è sempre peggio di un esperto più costoso? 

Chi è meglio come DPO: un avvocato o uno specialista IT? 

Sul mercato sono disponibili diversi corsi certificati, ma non è prevista una formazione obbligatoria per i Responsabili della Protezione dei Dati (RPD). La tua scelta potrebbe quindi orientarsi verso un avvocato che sicuramente padroneggia perfettamente la parte legale della gestione dei dati. 

Oppure, potresti optare per uno specialista IT che conosca molto bene i Software, l’Hardware e i vari programmi. Ma la gestione della privacy è principalmente organizzazione piuttosto che programmazione tecnica, motivo per cui non è nemmeno possibile sfruttare appieno la conoscenza approfondita dello specialista IT. 

Attenzione: Il tuo fornitore usuale di servizi IT, che arriva quando la tua stampante smette di funzionare o i tuoi dati nel sistema sono scomparsi, non può diventare contemporaneamente il Responsabile della Protezione dei Dati perché gli mancano l’obiettività e la neutralità necessarie. Infatti, ovviamente preferirà i programmi e i processi da lui introdotti, e quindi potrebbe trascurare soluzioni alternative. 

L’avvocato sembrerebbe quindi la scelta migliore in quanto i rapporti con le autorità di controllo si svolgono molto sul piano legale. Ricorda che sono richieste una conoscenza e esperienza specificache non si possono apprendere attraverso un semplice corso di formazione. Per contro, un avvocato purtroppo non ne sa abbastanza di problemi informatici o di misure organizzative di protezione. Pertanto, un fornitore di servizi che copre tutte le discipline e ti offre un team qualificato di avvocati e specialisti IT è la scelta migliore per te. Grazie a questo backround, il fornitore di servizi può fornire la riposta o la soluzione legale o tecnica giusta in ogni situazione. 

Meglio un DPO economico o uno costoso?

Questa domanda è molto popolare, ma qual è il tuo limite personale tra economico e costoso? Ci sono buoni Data Protection Officer economici e cattivi professionisti costosi, quindi per te dovrebbe essere logico scegliere l’intero pacchetto. Ma devi tener conto del fatto che l’istruzione e la formazione continua dei bravi Data Protection Officer non è economica! Un esperto che investe costantemente nella propria istruzione non può offrirti prezzi ridicoli. Semplicemente, non sarebbe conveniente per lui. Prezzi troppo bassi dovrebbero indurti a riflettere. 

Pensa ad un buon avvocato che dovrebbe salvarti dalla prigione. Certamente di fronte a tale possibile punizione (che, in senso figurato, nel GDPR è rappresentata da una enorme multa), ricercheresti il migliore difensore e, se necessario, senza badare a spese! È sempre pericoloso scegliere un partner solo per risparmiare, perché ciò alla fine ti può costare caro. 

In ogni caso dovresti prestare attenzione a:

  • Che cosa ti viene offerto per i tuoi soldi? 
  • Il fornitore di servizi è sufficientemente qualificato e ha molti anni di esperienza pratica e approfondite conoscenze specialistiche? 
  • È sempre reperibile per te? 
  • Ti consiglia in modo esaustivo e comprensibile e ti offre un buon servizio personale oltre ad un supporto telefonico e via e-mail? 

L’agonia della scelta – possiamo convincerti?

Se non sei sicuro su quale sia il fornitore di servizi esterno più adatto a te, allora lasciati semplicemente consigliare da noi

Noi ti possiamo aiutare in ogni caso, indipendentemente dalla tua decisione. Nel nostro team abbiamo membri esperti e con conoscenze sia giuridiche sia tecniche professionali. Quindi potrai beneficiare in ogni caso della collaborazione di entrambi! Inoltre possiamo fornirti il tuo Responsabile per la Protezione dei Dati (RPD) oppure formare i tuoi collaboratori, se desideri sceglierne uno tra i tuoi dipendenti adatto per questo ruolo.

Per individuare le aree di copertura dell’adeguamento al GDPR da parte del titolare, puoi chiedere il nostro SCHEMA DI VERIFICA. clicca qui

Una cooperazione di fiducia e a lungo termineuna reperibilità costante e un buon servizio sono per noi di dovere. Il nostro team, composto da molteplici esperti, offre numerosi servizi e diversi corsi di formazione inerenti al GDPR, tutti fruibili con la formula “chiavi in mano”. Siamo felici di spiegarti, in un colloquio personale, i nostri servizi e soluzioni su misura per le tue esigenze!

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Quanto costa un DPO?

Come valutare i costi e le competenze di un DPO?

La normativa GDPR chiede, come ormai noto, una serie di adempimenti normativi per garantire la protezione dei dati personali. Fra le misure da considerare risulta anche la scelta e nomina di un DPO (Data Protection Officer). La 1.domanda che ci viene posta, ancora prima di verificare se tale figura sia d’obbligo è: quanto costa un DPO? Sebbene non per tutte le organizzazioni la nomina sia obbligatoria, è altamente consigliabile farsi assistere da un professionista. Ebbene si, anche qui il titolare ha la scelta. Può individuare all’interno una figura competente in materia oppure può incaricare un consulente professionista esterno. Analizziamo quindi brevemente il ruolo del DPO e le competenze correlate, in modo da valutare come procedere nella determinazione del compenso secondo le tariffe di mercato e le possibili forme contrattuali.

Quali sono le competenze del DPO e come valutare quanto costa

La figura del DPO, in italiano Responsabile per la protezione dei dati, è disciplinata dal Regolamento 16/679. Tale figura professionale viene posta come consultiva per informare e consigliare il Titolare del trattamento sugli obblighi derivanti dal Regolamento europeo e dalle altre disposizioni dell’Unione in materia. Il DPO ha anche un ruolo di verifica riguardo gli aggiornamenti che l’Unione Europea emette. Inoltre è coinvolto nella formazione e sensibilizzazione del personale che elabora i dati personali. Per le attività a lui assegnate e le competenze richieste, rappresenta una figura di alto spessore professionale, continuamente aggiornato e con una considerevole esperienza. Infatti, il DPO deve avere competenze multidisciplinari che abbraccino gli ambiti:

  • legali, per quanto riguarda le normative sulla privacy
  • organizzative, per quanto riguarda i processi e procedure della corretta e proficua gestione dei dati
  • tecnico-informatico, per quanto riguarda la sicurezza dei sistemi, la protezione e la gestione, trasmissione, stoccaggio e recupero dei dati
  • manageriale, per quanto riguarda l’analisi di rischio, la pianificazione by design, la comunicazione efficace e l’orientamento agli obiettivi. 

Quali sono le tariffe per stabilire il costa del DPO

Come in ogni altro ambito professionale, anche la valutazione del costo di un DPO dipende da diversi fattori. Poiché non è pensabile che possa esistere un “tariffario” generale giusto per tutte le situazioni. Perché sarebbe molto caro per le realtà piccole e tanto economico per grandi gruppi d’aziende. Il costo quindi, dovrà essere commisurato alle diverse realtà aziendali. Inoltre, la scelta di nominare un DPO con o senza il vincolo di esclusività può incidere significamente sul costo. Viceversa, avere un DPO, interno o esterno, dedicato alla propria organizzazione implica la scelta di un profilo con competenze specifiche relative al proprio settore aziendale. È chiaro che ciò influenza anche il compenso del Data protection officer.

Tutto compreso o tutto extra?

Se il tariffario comprende anche gli audit, la verifica delle competenze dei dipendenti, e tutte le altre attività periodiche richieste al DPO, il costo potrebbe essere ancora più alto. Poiché in generale vi sono diversi fattori da considerare per una giusta valutazione. Infatti, la tariffa può non essere fissa ma correlata al tipo di intervento che il DPO deve operare nell’azienda. Quindi una quota minima fissa per la consulenza nonchè reperibilità costante alla quale si aggiungono i costi variabili a seconda:

  • del tipo, la grandezza e l’attività che svolge l’azienda
  • il numero dei dipendenti, la complessità dei trattamenti
  • la tipologia e la quantità dei dati trattati, le procedure operative aziendali
  • la presenza di un sistema di gestione certificativo
  • il tipo di infrastruttura IT abilitante e la potenziale esposizione dell’azienda a rischi di Data Breach. 

Non meno importanti sono le indicazioni dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC). L’Autorità specifica per le PA il ricorso ad appalto di gara per l’assegnazione del servizio DPO con “la previsione di una durata del contratto che sia congrua rispetto agli obiettivi individuati e alle prestazioni richieste al contraente”. Ciò significa, come spiega il presidente ASSO DPO, Matteo Colombo, che si rende necessario “predisporre gare con più lungimiranza, ad esempio senza più prevedere un affidamento per un DPO esterno per un solo anno, ma pluriennale: in questo modo il Data Protection Officer può svolgere meglio il suo lavoro”.

Servizi minimi richiesti al DPO

La scelta di un DPO che possiede specifiche competenze tecniche e giuridiche si basa su quanto esposto nell’art. 39 GDPR. Vediamo quindi alcuni dei servizi minimi richiesti al DPO, elencati nell’articolo 39:

  • sorvegliare l’osservanza del GDPR, nonché delle ulteriori normative sul trattamento dei dati personali;
  • provvedere alla formazione del titolare/responsabile del trattamento e del personale deputato al trattamento dei dati personali;
  • fornire un parere in merito alla Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ex art. 35 GDPR e sorvegliarne lo svolgimento;
  • fornire un parere in merito a ulteriori questioni di volta in volta poste alla sua attenzione da parte del titolare/responsabile;
  • fungere da punto di contatto per l’autorità di controllo per questioni connesse al trattamento di dati e, ove necessario, effettuare consultazioni presso l’autorità garante.

E’ evidente che la complessità di tali compiti sia strettamente dipendente dalla dimensione e dalla tipologia dei trattamenti posti in essere. Di conseguenza, come spiegato prima, influenzerà inevitabilmente anche il compenso annuale del DPO.

Un DPO unico oppure un team di esperti GDPR?

In situazioni particolarmente complesse, è opportuno valutare il coinvolgimento di un team di esperti nel GDPR, piuttosto di nominare un singolo DPO. In effetti, il titolare può anche optare di costituire una vera e propria task force di esperti. Il team, lavorando congiuntamente con il DPO possono insieme garantire la compliance al GDPR. Il titolare può scegliere quindi di:

  • Costituire un team di esperti all’interno dell’azienda, che si occupa di seguire il processo di adeguamento al GDPR nel corso del tempo e inoltre comunichino col DPO sottoponendoli alla valutazione le scelte aziendali compiute e quelli da compiere.
  • Rivolgersi ad un DPO esterno, dotato di un proprio team di esperti, specialisti in ogni singolo settore. Ad esempio una società di consulenza che fornisce i servizi inerenti al GDPR, come elencati sopra.

La seconda ipotesi di scelta, è consentita dal GDPR, che permette al titolare e al responsabile di rivolgersi a società strutturate per ottenere i servizi richiesti dalla normativa europea.

I costi della compliance al GDPR

A questo punto dobbiamo fare luce sui costi della compliance al GDPR. È doveroso evidenziare che i costi connessi alla figura del DPO, ovviamente dotato di tutte le competenze specifiche in materia, nonché dei soggetti interni impegnati a garantire il rispetto della normativa, non siano da considerarsi “superflui”. Dobbiamo anche ricordare il fatto che gli stessi apportano al titolare e quindi all’azienda un valore aggiunto, nella maggior parte dei casi decisamente superiore al proprio costo. Le ragioni di questa affermazione?

  1. Un’impresa compliant alla normativa europea 679/16 è molto più competitiva sul mercato. Inoltre ingenera nel esistente e potenziale cliente maggiore fiducia rispetto alla concorrenza che, invece, non saranno in grado di fare altrettanto.
  2. La compliance al GDPR eviterà al titolare di incorrere in pesanti sanzioni previste dal Regolamento (di sicuro maggiori rispetto ai costi di adeguamento).
  3. Dati acquisiti e gestiti in modo compliant alla normativa europea rendono le azioni di marketing, acquisizione clienti, customer saddifacion decisamente più redditizi.
  4. Un’azienda compliant rafforza maggiormente la reputazione positiva che, nel caso di data breach, causato da una malagestione, potrebbe essere distrutta in un batti d’occhio.

Conclusioni

In questo articolo ti abbiamo fornito una carrellata di informazioni su come valutare le competenze e il costo del DPO. In più abbiamo evidenziato i vantaggi derivanti da un’oculata verifica e scelta del DPO e del team. È chiaro che una buona consulenza si basa anche, o sopratutto, su un’ottima comunicazione e intesa tra le parti. La fiducia nel confronto del DPO è fondamentale e rende la collaborazione efficace e proficua. L’obbiettivo di ogni impresa dovrebbe essere l’efficace e sano rapporto con il DPO e il team, la protezione dei dati di dipendenti e clienti, in virtù di salvaguardare la reputazione aziendale e di massimizzare la fiducia dei clienti. 

Ora tocca a te! Prova a valutare la tua situazione aziendale e metti in pratica uno o tutti di questi suggerimenti che ti abbiamo fornito in questo articolo al fine di migliorare la compliance della tua attività.

Siamo curiosi dei tuoi risultati… e a disposizione per chiarire i tuoi dubbi.