seminario online gratuito

Formare i dipendenti sul GDPR: come farlo e perché è importante per le aziende

La formazione sulla protezione dei dati è uno strumento importante per lavorare in conformità con il GDPR. Sensibilizzare i propri dipendenti significa mettere le basi per impiantare la protezione dei dati in azienda. I vostri dipendenti non dovrebbero essere espressamente formati per diventare specialisti nella protezione dei dati. Non vi è alcun obbligo esplicito di formare i dipendenti dalla legge.

Entriamo quindi subito nel dettaglio, approfondendo le aree più importanti.

La base giuridica per la formazione obbligatoria secondo GDPR

Prima di tutto, va detto che non vi è alcun obbligo di fornire formazione sulla protezione dei dati. Tuttavia, risulta dalle singole attività che possono essere svolte dai dipendenti, che devono essere qualificati per tali incarichi.

Quindi dovrebbero essere in grado di affrontare obblighi come per esempio:

  • Obbligo di segnalare le violazioni dei dati (di solito sono i dipendenti a scoprirle per primi)
  • Obbligo di fornire informazioni alle persone interessate (i clienti contatteranno direttamente i propri dipendenti con richieste)
  • Obblighi di cancellazione (i dati non possono essere conservati a tempo indeterminato)
  • Rapporti con le autorità di vigilanza
  • Attenta gestione dei dati personali (questa è responsabilità del responsabile del trattamento, ma i dipendenti di esso lo eseguono)

Inoltre, il responsabile della protezione dei dati, nella misura in cui è stato nominato, è responsabile dell’informazione e della consulenza dei dipendenti dell’azienda sulla protezione dei dati. Questo spesso si traduce nel DPO che assume la direzione della formazione.

Inoltre, l’imprenditore (o il responsabile) ha una responsabilità per il rispetto del GDPR e questo include anche misure organizzative per conformarsi alle normative.

Oltre a questi obblighi derivati, ci sono anche altri motivi che parlano a favore della consapevolezza, ossia la formazione, del GDPR. La sicurezza del tuo IT è rafforzata se tutti i dipendenti sanno come gestire i dati. Inoltre, un comportamento responsabile da parte dei dipendenti può avere un effetto positivo sulla fiducia dei tuoi clienti.

Come istruirsi in base al GDPR (in loco, online, e-mail o altro)

Non ci sono inoltre specifiche per il tipo di formazione dei dipendenti dal GDPR. Tuttavia, è consigliato eseguire questa operazione in modo verificabile. Questo può essere fatto, ad esempio, con un protocollo di allenamento. Sono disponibili online anche soluzioni di e-learning.

Un’altra opzione è inviare i materiali di formazione tramite e-mail e richiedere la conferma tramite essa. Ogni persona responsabile deve decidere autonomamente se questa è una misura efficace per la formazione.

L’opzione migliore è prenotare seminari dal vivo. Questi possono avvenire internamente o puoi inviare i tuoi dipendenti al luogo di formazione. In ogni caso va valutato anche la proporzionalità del costo. E spesso conviene optare per la formazione online.

Si consiglia cautela durante il controllo dell’apprendimento. Ciò può portare al rifiuto, soprattutto da parte dei comitati aziendali, in quanto rappresentano il monitoraggio dei dipendenti.

Da non dimenticare è l’impegno per la protezione dei dati e la riservatezza, che dovresti far firmare a ogni dipendente.

In un corso di formazione GDPR dovrebbe essere compreso il seguente contenuto:

In generale, il seguente contenuto dovrebbe essere integrato:

  • Creare consapevolezza sui problemi di protezione dei dati
  • Capacità di comportarsi nel rispetto delle normative sulla protezione dei dati
  • Promozione di comportamenti conformi alla protezione dei dati.

In particolare, possono essere affrontate le seguenti domande:

  • Cos’è il regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE?
  • Cos’è la protezione dei dati?
  • Cosa sono i dati personali?
  • Categorie speciali di dati personali
  • Chi sono gli attori della protezione dei dati?
  • Quali sono i principi del trattamento dei dati personali?
  • legalità del trattamento
  • trasparenza
  • Minimizzazione dei dati
  • termini di archiviazione
  • Integrità, riservatezza e sicurezza
  • Qual è la differenza tra la protezione dei dati by Design & by Default
  • Protezione dei dati fin dalla progettazione
  • Protezione dei dati tramite impostazioni predefinite ottimizzate per la protezione dei dati (Protezione dei dati per impostazione predefinita)
  • I diritti dell’interessato e gli obblighi del responsabile
  • Trasferimento dei dati in paesi extra UE
  • Argomenti speciali
  • Il responsabile della protezione dei dati (DPO)
  • Documentazione e GDPR
  • Quando qualcosa va storto (violazioni dei dati)
  • Uso conforme alla protezione dei dati dei dispositivi mobili
  • Multe e sanzioni
  • Sicurezza informatica
  • Protezione tramite password
  • Sicurezza dei sistemi

Se progetti questo contenuto in modo accattivante e, ad esempio, lo presenti come parte di una presentazione PowerPoint (ppt) e poi prepari un protocollo di formazione, hai fornito una buona sessione di formazione sul GDPR.

Non sono da dimenticare anche eventuali corsi di formazione speciali, ad esempio per comitati aziendali o dipendenti che trattano dati dei clienti particolarmente sensibili.

Gruppo di dipendenti e frequenza dei corsi di formazione in materia di GDPR

In linea di principio, tutti i dipendenti che entrano in contatto con i dati personali hanno diritto alla formazione. Quindi soprattutto i dipendenti che elaborano i dati di clienti, pazienti o altri dipendenti. In realtà è consigliabile insegnare a tutti i dipendenti le basi della protezione dei dati al fine di garantire un pari livello in tutta l’azienda.

Un corso di formazione annuale viene offerto come un ciclo, in modo che il tema della protezione dei dati rimanga attuale e nella mente dei dipendenti. Sarebbe anche consigliato una formazione nel momento in cui sorgono nuovi problemi di protezione dei dati, ad esempio l’introduzione di un nuovo strumento o sentenze speciali di tribunali in materia.

Le 4 più frequente domande sulla formazione dei dipendenti GDPR

Quando devo seguire un corso di formazione sulla protezione dei dati?

In linea di principio, la formazione dovrebbe essere svolta prima che i rispettivi dipendenti inizino a trattare i dati personali. Questo può essere fatto, ad esempio, come parte di un onboarding.

Altrimenti, ovviamente, la formazione dovrebbe avvenire il prima possibile.

Con quale frequenza devo formare i miei dipendenti in materia di protezione dei dati?

Si consiglia un ciclo annuale. Tuttavia, non ci sono requisiti legali o linee guida per questo.

Inoltre, la formazione dovrebbe essere effettuata se ci sono modifiche legislative o nel caso dell’introduzione di nuovo software.

Sono persino obbligato a formare i miei dipendenti in materia di GDPR?

No, in linea di principio non esiste un obbligo legale specifico. Tuttavia, le autorità controllano nei loro questionari se la formazione è in corso.

Nel complesso, tuttavia, il dovere alla formazione può essere ritenuto derivante dalla responsabilità in capo al titolare del trattamento. Come puoi dimostrare di prendere sul serio la protezione dei dati in azienda se non garantisci una adeguata formazione al personale?

Esiste un formato prescritto per come dovrebbe svolgersi la formazione GDPR?

No, anche per il contenuto del corso non esistono linee guida. Fondamentale rimane sempre che si possa documentare l’implementazione, ad esempio tramite un protocollo di formazione o un software.

In conclusione: la formazione sul GDPR è uno strumento importante

Fa aderire i propri dipendenti ai corsi di formazione al GDPR, e quindi come gestire i dati personali non deve degenerare in giorni di formazione interminabili; ci sono alternative alla formazione faccia a faccia che possono anche essere efficaci. Nel complesso, la formazione annuale sulla protezione dei dati è appropriata, quindi l’argomento rimane nella mente delle persone.

Noi ti aiutiamo con competenza ed esperienza a formare ed aggiornare il tuo personale.