DPO- il partner giusto

Come trovi il RPD – Responsabile della Protezione dei Dati – più giusto per te?

Il GDPR contiene una serie di nuovi requisiti che dovevano essere implementati dalle aziende sin dalla sua entrata in vigore, a maggio 2018. Tuttavia, un lavoro “una tantum” non è sufficiente, perché i tuoi processi devono essere continuamente adeguati e aggiornati al regolamento, sia dal punto di vista tecnico che da quello organizzativo.

DPO- il partner giusto
RPD – DPO come trovare quello giusto?

Che tutto funzioni al meglio e che sia controllato correttamente non dipende soltanto da te, come direttore generale o proprietario d’azienda, ma anche dal tuo Responsabile per la Protezione dei Dati – RPD (DPO Datat Protection Officer) . Infatti, devi nominare un RPD, come definito nell’articolo 37 GDPR, se le tue attività aziendali principali consistono in trattamenti su larga scala o di categorie particolari di dati personali, di cui all’articolo 9 GDPR .

Dove cerco un RPD o DPO esterno?

Fondamentalmente, hai due possibilità. Innanzitutto, devi prima decidere se incaricare un dipendente interno per questa posizione o trovare un Responsabile per la Protezione dei Dati esterno.

A che cosa devi prestare attenzione?

Internamente, in genere, farai fatica ad individuare un dipendente già pronto con le qualifiche richieste. Dovrai quindi considerare di fargli frequentare opportuni corsi di formazione. I corsi, non solo costano soldi ma impegnano il tuo collaboratore anche molto tempo. Inoltre, considera che il neo-RPD avrà probabilmente acquisito la necessaria conoscenza di base, ma non avrà ancora sviluppato alcuna esperienza nel settore. Le abilità si sviluppano solo nel tempo!

Viceversa, un fornitore di servizi esterni è l’ideale per le piccole e medie imprese e consente anche di risparmiare sui costi. Questi fornitori di servizi hanno già anni di esperienza nel settore specifico. Esiste un numero indefinito di società di servizi e avvocati che si offrono come Responsabili esterni della protezione dei dati. Purtroppo, spesso di fronte a una così vasta offerta è difficile decidere per l’RPD più adatto alle proprie esigenze.

Le opzioni per trovare un RPD adatto.

Anche in questo caso hai due opzioni “ufficiali” a disposizione. Puoi, per esempio, trovare un esperto della protezione dei dati tramite il TÜV Italia. Il TÜV è conosciuto e quindi affidabile.

È inoltre possibile contattare l’associazione professionale dei Responsabili della protezione dei dati  Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e. V. oppure l’associazione Federprivacy. Tramite queste organizzazioni puoi ottenere gli elenchi dei membri professionisti e prendere contatto con uno di loro.

È anche utile consultare amici e conoscenti che possono raccontarti le loro esperienze, positive o negative, con determinate aziende. In fondo, è importante che tu scelga qualcuno che sia competente, che ti sia gradevole e con il quale poter costruire una buona e duratura cooperazione sulla base di reciproca fiducia.

Quali qualifiche deve avere il DPO?

Le qualifiche richieste sono menzionate nell’articolo 37 (5) GDPR: “Il responsabile della protezione dei dati è designato in funzione delle qualità professionali in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, e della capacità di assolvere i compiti di cui all’articolo 39.”

Inoltre, il considerando 97, relativo all’articolo 37, aggiunge, alla conoscenza specialistica che il ruolo richiede, conoscenze specifiche sulle operazioni di trattamento e protezione dei dati personali utilizzati.

Quali ambiti di competenza deve coprire?

I compiti che il Responsabile della protezione dei dati deve svolgere, nel corso della sua attività, sono descritti dettagliatamente nell’articolo 39 del GDPR. Questi includono, per esempio:

  • Informare e fornire consulenza al titolare del trattamento e ai dipendenti.
  • Sorvegliare l’osservanza del Regolamento GDPR.
  • Fornire un parere in merito alla valutazione d’impatto.
  • Cooperare con l’autorità di controllo.
  • Fungere da punto di contatto per l’autorità di controllo.

Di conseguenza, la sua attività è piuttosto ampia e interdivisionale. È quindi un vantaggio se ha profonde conoscenze sia in questioni legali, sia organizzative che di programmazione IT. (scarica il nostro e-Book)

A proposito: giacché il responsabile della protezione dei dati è pur sempre un essere umano che potrebbe commettere un errore, sarebbe bene se verificassi se ha un’assicurazione di responsabilità civile. Tale assicurazione coprirebbe, nella peggiore delle ipotesi, i danni che potrebbe causarti.

Come scelgo il giusto RPD?

A questo punto, non soltanto devi selezionare un Responsabile della Protezione dei Dati esterno qualificato, ma devi anche valutare altri aspetti. In particolare, da quale ambito professionale dovrebbe provenire il DPO? Dovrebbe essere un avvocato o uno specialista IT? E infine, il professionista più economico è sempre peggio di un esperto più costoso?

Chi è meglio come DPO: un avvocato o uno specialista IT?

Sul mercato sono disponibili diversi corsi certificati, ma non è prevista una formazione obbligatoria per i Responsabili della Protezione dei Dati (RPD). La tua scelta potrebbe quindi orientarsi verso un avvocato che sicuramente padroneggia perfettamente la parte legale della gestione dei dati.

Oppure, potresti optare per uno specialista IT che conosca molto bene i Software, l’Hardware e i vari programmi. Ma la gestione della privacy è principalmente organizzazione piuttosto che programmazione tecnica, motivo per cui non è nemmeno possibile sfruttare appieno la conoscenza approfondita dello specialista IT.

Attenzione: Il tuo fornitore usuale di servizi IT, che arriva quando la tua stampante smette di funzionare o i tuoi dati nel sistema sono scomparsi, non può diventare contemporaneamente il Responsabile della Protezione dei Dati perché gli mancano l’obiettività e la neutralità necessarie. Infatti, ovviamente preferirà i programmi e i processi da lui introdotti, e quindi potrebbe trascurare soluzioni alternative.

L’avvocato sembrerebbe quindi la scelta migliore in quanto i rapporti con le autorità di controllo si svolgono molto sul piano legale. Ricorda che sono richieste una conoscenza e esperienza specifica che non si possono apprendere attraverso un semplice corso di formazione. Per contro, un avvocato purtroppo non ne sa abbastanza di problemi informatici o di misure organizzative di protezione. Pertanto, un fornitore di servizi che copre tutte le discipline e ti offre un team qualificato di avvocati e specialisti IT è la scelta migliore per te. Grazie a questo backround, il fornitore di servizi può fornire la riposta o la soluzione legale o tecnica giusta in ogni situazione.

Meglio un DPO economico o uno costoso? (art.37-39)

Questa domanda è molto popolare, ma qual’ è il tuo limite personale tra economico e costoso? Ci sono buoni professionisti economici e cattivi professionisti costosi, quindi per te dovrebbe essere logico scegliere l’intero pacchetto. Ma devi tener conto del fatto che l’istruzione e la formazione continua dei bravi DPO non è economica! Un esperto che investe costantemente nella propria istruzione non può offrirti prezzi ridicoli. Semplicemente, non sarebbe conveniente per lui. Prezzi troppo bassi dovrebbero indurti a riflettere.

Pensa ad un buon avvocato che dovrebbe salvarti dalla prigione. Certamente di fronte a tale possibile punizione (che, in senso figurato, nel GDPR è rappresentata da una enorme multa), ricercheresti il migliore difensore e, se necessario, senza badare a spese! È sempre pericoloso scegliere un partner solo per risparmiare, perché ciò alla fine ti può costare caro.

In ogni caso dovresti prestare attenzione a:

  • Che cosa ti viene offerto per i tuoi soldi?
  • Il fornitore di servizi è sufficientemente qualificato e ha molti anni di esperienza pratica e approfondite conoscenze specialistiche?
  • È sempre reperibile per te?
  • Ti consiglia in modo esaustivo e comprensibile e ti offre un buon servizio personale oltre ad un supporto telefonico e via e-mail?

L’agonia della scelta – possiamo convincerti?

Se non sei sicuro su quale sia il fornitore di servizi esterno più adatto a te, allora lasciati semplicemente consigliare da noi.

Cyber Security
Cyber Security and Digital Data Protection Concept.

Noi ti possiamo aiutare in ogni caso, indipendentemente dalla tua decisione. Nel nostro team abbiamo membri esperti e con conoscenze sia giuridiche sia tecniche professionali. Quindi potrai beneficiare in ogni caso della collaborazione di entrambi! Inoltre possiamo fornirti il tuo Responsabile per la Protezione dei Dati (RPD) oppure formare i tuoi collaboratori, se desideri sceglierne uno tra i tuoi dipendenti adatto per questo ruolo.

Una cooperazione di fiducia e a lungo termine, una reperibilità costante e un buon servizio sono per noi di dovere. Il nostro team, composto da molteplici esperti, offre numerosi servizi e diversi corsi di formazione inerenti al GDPR, tutti fruibili con la formula “chiavi in mano”. Siamo felici di spiegarti, in un colloquio personale, i nostri servizi e soluzioni su misura per le tue esigenze!